فکس با استفاده از کامپیوتر

دوری راه در شهرستان پراکنده­ای چون کلات سبب مشکلات زیادی در انجام به موقع امور اداری می­گردد. اما تجهیز بسیاری از مدارس شهرستان به خط تلفن و کامپیوتر می­تواند مشکل این دوری راه را تا حدی برطرف کند. برای ارسال نامه­های اداری نیاز به دستگاه فکس می­باشد. اما خرید این دستگاه خود بار مالی بر مدارس تحمیل می­کند. از آن جایی که بسیاری از مدارس مجهز به کامپیوتر هستند، طی این نشریه روش ارسال نامه­های اداری با استفاده از کامپیوتر و از طریق خط تلفن را ارائه می­دهیم. باشد که قدمی در راستای تحقق دولت الکترونیک باشد.

تجهیز کامپیوتر به مودم

در ابتدا باید از وجود مودم و نصب آن در کامپیوتر خود مطمئن شوید. مودم یک قطعه سخت­افزاری است که معمولا در داخل کیس کامپیوتر قرار می­گیرد. برای این منظور مسیر زیر را در کامپیوتر بپیمایید:

StartControl PanelSystemHardwareDevice Manager

حال در پنجره Device Manager دنبال □Modemsبگردید. اگر این گزینه موجود باشد، نشان­دهنده وجود مودم و نصب راه­انداز (Driver) آن در کامپیوتر است. اما در صورت عدم وجود این گزینه باید نسبت به نصب راه­انداز و یا خرید یک مودم و سپس نصب راه­انداز آن اقدام نمایید.

برای اطمینان از عملکرد صحیح مودم روی علامت □ کلیک کنید تا زیر مجموعه آن باز شود. سپس روی نام مودم موجود دوبار کلیک کنید تا پنجره Modem Properties باز شود. در سربرگ Diagnostics دکمه Query Modem را بفشارید. با این کار سیستم به تست مودم از نظر صحت عملکرد خواهد پرداخت و پس از چند لحظه در کادر بالای همین دکمه گزارش خود را درج می­کند. اگر این گزارش طولانی باشد، نشانگر نصب صحیح راه­انداز و عملکرد صحیح مودم است.

مزیت این روش تست مودم در این است که وصل بودن یا نبودن خط تلفن به مودم هیچ تاثیری در نتیجه گزارش ندارد.

اتصال خط تلفن به مودم

پس از اطمینان از صحت عملکرد مودم با استفاده از کابل­های مخصوص تلفن خط تلفن را از پشت کیس به مودم متصل کنید. در پشت کیس و روی مودم معمولا دو درگاه برای اتصال کابل وجود دارد. خط تلفن را مستقیما به درگاه Line وصل نموده و با استفاده از یک کابل دیگر گوشی تلفن را به درگاه Phone متصل نمایید. به این ترتیب گوشی تلفن حتی در هنگام خاموش بودم کامپیوتر از دور خارج نمی­شود.

نصب برنامه فکس

برنامه فکس یکی از امکانات خود ویندوز می­باشد که باید بر روی سیستم عامل نصب شود. یک لوح فشرده حاوی سیستم عامل ویندوز Xp را در درایو CD قرار دهید و سپس مسیر زیر را برای نصب برنامه فکس دنبال نمایید:

StartControl PanelAdd or Remove ProgramsAdd/Remove Windows Components

در پنجره­ای که باز خواهد شد و در کادر Components تیک مربوط به گزینه Fax Services را فعال کرده و سپس کلیدهای Next و Finish را بفشارید.

همچنین می­تواند از برنامه دیگری که برای فکس در بازار موجود است استفاده کنید. این برنامه­ها دارای امکانات بیشتر و رابط گرافیکی جذاب­تری بوده و پیچیده می­باشند.

نوشتن نامه

حال برنامه Word را برای نوشتن نامه خود باز کنید. متن نامه را به هر صورتی که مایلید در برگه A4 و یا A5 تایپ نموده، ویرایش و ذخیره (با فشار دکمه­های Ctrl+S) نمایید. برای بالا بردن سرعت ارسال نامه هنگام فکس از به کار بردن تصاویر و حروف پر رنگ حدالمقدور اجتناب نمایید. لازم است بدانید که کامپیوتر، فکس را به عنوان یک چاپگر می­شناسد.

نوشتن نامه درون خود برنامه فکس امکان­پذیر است اما چنین نامه­ای فاقد ظاهر زیبا و دارای جزئیات زائد خواهد بود.

ارسال نامه

حال برای فکس کردن این نامه، دکمه­های Ctrl+P را بفشارید. پنجره Print باز می­شود. از لیست چاپگرهای موجود گزینه Fax را برگزینید و سپس روی دکمه OK کلیک کنید. پس از اندی پنجره­ای با نام Fax Configuration Wizard که مربوط به تنظیمات اولیه فکس است، باز می­شود. با این پنجره کار خاصی نداریم لذا در کلیه صفحات این پنجره فقط دکمه Next را بفشارید.

پس از بسته شدن پنجره فوق، پنجره دیگری با نام Send Fax Wizard (جادوگر ارسال فکس) باز می­شود. در اولین صفحه این پنجره دکمه Next را بفشارید. در صفحه دوم باید در مقابل کادر To: ، عبارت «مدیریت آموزش و پرورش شهرستان کلات» و در مقابل کادر Fax number شماره 2723295 (کامپیوتر سنجش) و یا  2723985(فکس دبیرخانه) را درج کنید. اگر در خارج از شهرستان کلات اقدام به ارسال فکس می­نمایید نوشتن کد 0512 در ابتدای هر یک از شماره­های فوق الزامی است. در صفحه­های دیگر تنظیمات پیش­فرض را پذیرفته و دکمه Next را بفشارید. در صفحه آخر این پنجره دکمه Preview Fax… می­تواند نمایی از فکس شما را به نمایش بگذارد. روی دکمه Finish کلیک نمایید.

کار شما در این مرحله به اتمام می­رسد. کامپیوتر پس از مدتی به طور خودکار نسبت به شماره­گیری و ارسال فکس اقدام خواهد نمود. همیشه قبل از ارسال فکس نسبت به هماهنگی با مقصد دریافت کننده آن اقدام نمایید.

دریافت نامه­ها از طریق فکس

برای این منظور ابتدا برنامه فکس را از مسیر زیر باز کنید:

StartAll ProgramsAccessoriesCommunicationsFaxFax Console

در پنجره Fax Console و از منوی Tools گزینه Configure Fax (تنظیم فکس) را برگزینید. پنجره Fax Configuration Wizard باز خواهد شد. صفحه اول و دوم این پنجره را با فشردن دکمه Next پشت سر بگذارید. در صفحه سوم گزینه Enable Receive را با تیک زدن مربع کنار آن فعال کرده و از دکمه­های رادیویی موجود گزینه Automatically answer after 2 rings را برگزینید. این گزینه باعث می­شود که دریافت فکس­ها به صورت خودکار پس از 2 بار زنگ خوردن گوشی تلفن و برنداشتن گوشی، آغاز شود. بهتر است تعداد زنگ­ها را به 5 افزایش دهید.

صفحات دیگر را با فشردن کلید Next پست سر بگذارید. در صفحه ششم می­توانید محل ذخیره شدن فکس­های دریافتی را بر روی کامپیوتر خود با انتخاب گزینه Store a copy in a folder و تعیین مسیر توسط دکمه Browse…، انتخاب کنید. با کلیک دکمه Next و فشردن کلید Finish در صفحه آخر، تنظیمات مربوط به دریافت فکس انجام می­شود.

حال هر بار که پس از 2 بار (دفعات تنظیم شده در گزینه Auromatically answer after 2 rings) زنگ تلفن به صدا درآید و کسی گوشی تلفن را برندارد، کامپیوتر به طور خودکار نسبت به دریافت فکس اقدام خواهد کرد.

نکته

در هنگام باز کردن برنامه فکس برای اولین بار ممکن است کامپیوتر پنجره­ای آبی رنگ را به نمایش بگذارد. این پنجره مربوط به مرکز امنیتی سیستم عامل ویندوز بوده و شما باید دکمه Unblock را در آن بفشارید. مسلما دیگر بار این پنجره را نخواهید دید.

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: